Datenschutzrichtlinie für die Lernplattform „Raillearning“

Stand: Oktober 2026

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzrichtlinie informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Lernplattform „Raillearning“ verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.

Raillearning ist eine digitale Lernplattform auf Basis der Open-Source-Lernplattform Moodle. Sie wird insbesondere für die berufliche Aus-, Fort- und Weiterbildung im Eisenbahnbereich eingesetzt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf Raillearning ist:

[Unternehmensname]
[Anschrift]
[PLZ Ort]

Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Vertreten durch:
[Geschäftsführung]

Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist:

Datenschutzbeauftragter:
[Name / Unternehmen]
[E-Mail-Adresse / Kontaktdaten]

3. Zweck der Lernplattform

Raillearning dient der digitalen Durchführung, Unterstützung und Dokumentation von Bildungsmaßnahmen.

Hierzu gehören insbesondere:

• Bereitstellung von Lern- und Schulungsunterlagen,

• Organisation und Durchführung von Kursen und Lehrgängen,

• Durchführung von Lernkontrollen, Tests und Prüfungen,

• Dokumentation von Lernständen und Lernfortschritten,

• Verwaltung von Kursteilnehmenden,

• Kommunikation zwischen Teilnehmenden, Trainern und Administratoren,

• Bereitstellung von Übungen und digitalen Lernaktivitäten,

• Ausstellung bzw. Vorbereitung von Teilnahme- und Leistungsnachweisen,

• Nachweis der ordnungsgemäßen Durchführung von Bildungsmaßnahmen,

• Erfüllung vertraglicher, gesetzlicher und gegebenenfalls behördlicher Dokumentations- und Nachweispflichten.

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Raillearning können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden.

4.1 Stammdaten und Benutzerkontodaten

Hierzu gehören insbesondere:

• Vorname und Nachname,

• Benutzername,

• E-Mail-Adresse,

• Unternehmen bzw. Arbeitgeber, soweit erforderlich,

• Teilnehmer- oder Personalnummer, soweit verwendet,

• Kurs- und Gruppenzuordnung,

• Benutzerrolle und Berechtigungen.

4.2 Lern- und Leistungsdaten

Im Rahmen der Teilnahme an Bildungsmaßnahmen können insbesondere verarbeitet werden:

• gebuchte bzw. zugewiesene Kurse,

• Bearbeitungsstände,

• Lernfortschritte,

• absolvierte Lernaktivitäten,

• Zeitpunkt der Bearbeitung,

• Testergebnisse,

• Prüfungsergebnisse,

• Anzahl und Zeitpunkt von Prüfungsversuchen,

• Bewertungen und Rückmeldungen,

• abgegebene Aufgaben,

• Teilnahme- und Abschlussstatus,

• erworbene Qualifikationen bzw. Nachweise.

Diese Daten können insbesondere erforderlich sein, um die Durchführung und den erfolgreichen Abschluss einer Bildungsmaßnahme nachzuweisen.

4.3 Kommunikationsdaten

Bei Nutzung entsprechender Moodle-Funktionen können außerdem verarbeitet werden:

• Nachrichten,

• Forumsbeiträge,

• Kommentare,

• Rückmeldungen,

• Kommunikation mit Trainern bzw. Kursverantwortlichen.

4.4 Technische Nutzungs- und Protokolldaten

Beim Zugriff auf Raillearning werden technisch bedingt Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

• aufgerufene Seiten und Lernaktivitäten,

• An- und Abmeldezeitpunkte,

• Browsertyp und Browserversion,

• Betriebssystem,

• Geräteinformationen,

• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Moodle protokolliert darüber hinaus bestimmte Benutzeraktivitäten innerhalb der Lernplattform.

Diese Protokollierungen dienen unter anderem der technischen Bereitstellung der Plattform, der Systemsicherheit, der Fehleranalyse sowie – soweit erforderlich – der Dokumentation von Lernaktivitäten.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt abhängig vom jeweiligen Nutzungsszenario auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen.

Vertragserfüllung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere dann, wenn die Nutzung von Raillearning Bestandteil einer vereinbarten Bildungs-, Schulungs- oder Weiterbildungsleistung ist.

Hierzu gehören beispielsweise die Kursverwaltung, Durchführung von Lernaktivitäten, Prüfungen und die Dokumentation des Lernfortschritts.

Gesetzliche Verpflichtungen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Soweit wir gesetzlichen oder behördlichen Dokumentations-, Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten unterliegen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Dies kann insbesondere Bildungs- und Qualifikationsnachweise im Rahmen beruflicher Aus- und Weiterbildungen betreffen.

Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Bestimmte Verarbeitungen erfolgen aufgrund unseres berechtigten Interesses an:

• einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Lernplattform,

• IT- und Informationssicherheit,

• Missbrauchs- und Manipulationsprävention,

• Fehleranalyse,

• Qualitätssicherung,

• Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Bildungsangebote.

Dabei berücksichtigen wir die Interessen und Rechte der betroffenen Personen.

Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Soweit einzelne Funktionen oder externe Dienste eine Einwilligung erfordern, erfolgt deren Nutzung ausschließlich auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. Nutzung durch Auftraggeber und Arbeitgeber

Teilnehmende können durch Unternehmen, Arbeitgeber oder andere Auftraggeber zu Bildungsmaßnahmen angemeldet werden.

In diesen Fällen können die für die Durchführung der Bildungsmaßnahme erforderlichen personenbezogenen Daten durch den jeweiligen Auftraggeber an uns übermittelt werden.

Soweit dies zur Durchführung des Auftrags, zur Abrechnung oder zum Nachweis einer Bildungsmaßnahme erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist, können Informationen über Teilnahme, Bearbeitungsstatus oder erfolgreichen Abschluss an den jeweiligen Auftraggeber übermittelt werden.

Eine darüber hinausgehende Übermittlung von Lern- oder Leistungsdaten erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

7. Hosting und Auftragsverarbeitung

Raillearning wird technisch bei

DM Solutions GmbH
Hanau, Deutschland

gehostet.

Mit dem Hosting-Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Im Rahmen des Hostings können insbesondere Datenbanken, Benutzerkonten, Lerninhalte, Protokolldaten und technische Sicherungskopien verarbeitet werden.

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Hostings erfolgt grundsätzlich innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums, soweit dies entsprechend der vereinbarten Hosting-Konfiguration gewährleistet ist.

8. Zugriff auf personenbezogene Daten

Innerhalb von Raillearning erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen Zugriff zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Administratoren,

• Kursadministratoren,

• Trainer und Dozenten,

• Prüfer,

• mit der Bildungsorganisation beauftragte Mitarbeitende.

Der Umfang des Zugriffs richtet sich nach der jeweiligen Rolle und den hierfür eingerichteten Berechtigungen.

9. Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nur, wenn:

• dies zur Durchführung einer Bildungsmaßnahme erforderlich ist,

• dies zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist,

• eine gesetzliche Verpflichtung besteht,

• eine behördliche Nachweispflicht besteht,

• die betroffene Person eingewilligt hat oder

• eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

10. Externe Inhalte und Dienste

In einzelnen Kursen können externe Dienste oder Inhalte verwendet werden.

Hierzu können beispielsweise gehören:

• Microsoft Teams,

• Videoinhalte,

• externe Lernmedien,

• externe Webseiten,

• eingebettete Medien oder Dokumente.

Wenn bei der Nutzung solcher Dienste personenbezogene Daten an externe Anbieter übermittelt werden können, informieren wir hierüber gesondert bzw. holen – soweit erforderlich – vor der Nutzung eine entsprechende Einwilligung ein.

11. Microsoft Teams

Für Online-Schulungen, Besprechungen oder virtuelle Unterrichtseinheiten kann Microsoft Teams eingesetzt werden.

Anbieter ist:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland.

Bei der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Kontaktdaten,

• Teilnehmerinformationen,

• IP-Adresse,

• Geräte- und Verbindungsinformationen,

• Audio- und Videodaten,

• Chatnachrichten,

• während einer Veranstaltung bereitgestellte Dateien und Inhalte.

Microsoft Teams wird insbesondere zur Durchführung von Online-Schulungen und zur Kommunikation mit Teilnehmenden eingesetzt.

Soweit Teams zur Erfüllung einer vereinbarten Bildungsleistung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Cookies und technisch notwendige Funktionen

Raillearning verwendet technisch notwendige Cookies.

Diese sind insbesondere erforderlich, um:

• angemeldete Benutzer zu erkennen,

• Sitzungen aufrechtzuerhalten,

• Sicherheitsfunktionen bereitzustellen,

• die Navigation innerhalb der Lernplattform zu ermöglichen.

Technisch notwendige Cookies dienen nicht der Erstellung personenbezogener Werbeprofile.

Sollten zusätzliche Analyse-, Tracking- oder externe Dienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

13. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.

Dabei unterscheiden wir insbesondere zwischen:

• Benutzerkontodaten,

• technischen Protokolldaten,

• Kommunikationsdaten,

• Lernverlaufsdaten,

• Prüfungs- und Leistungsdaten sowie

• gesetzlich oder vertraglich erforderlichen Nachweisen.

Nach Beendigung einer Bildungsmaßnahme werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder behördlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten entgegenstehen.

Die Löschung eines Benutzerkontos führt daher nicht zwingend zur sofortigen Löschung sämtlicher mit einer Bildungsmaßnahme verbundener Daten.

Insbesondere Prüfungs-, Qualifikations-, Teilnahme- und Abschlussnachweise können entsprechend der jeweils geltenden Aufbewahrungs- und Nachweispflichten länger gespeichert werden.

Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten werden nach Ablauf der für den jeweiligen Zweck festgelegten Aufbewahrungsfrist gelöscht.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstiger unzulässiger Verarbeitung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

• rollenbasierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte,

• individuelle Benutzerkonten,

• passwortgeschützte Zugänge,

• verschlüsselte Datenübertragung,

• regelmäßige Datensicherungen,

• technische Sicherheitsmaßnahmen,

• regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Software,

• organisatorische Regelungen für Administratoren und Mitarbeitende.

15. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft – Art. 15 DSGVO

Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten über Sie verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung personenbezogener Daten verlangen.

Dieses Recht besteht insbesondere dann nicht uneingeschränkt, wenn gesetzliche oder behördliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie verlangen, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Sie können sich insbesondere an die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

17. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet im Rahmen von Raillearning grundsätzlich nicht statt.

Automatisch ausgewertete Tests oder Lernkontrollen können Bestandteil eines Kurses sein. Soweit daraus Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung resultieren sollten, erfolgt eine entsprechende menschliche Prüfung, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

18. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie anzupassen, wenn sich die eingesetzten technischen Systeme, gesetzlichen Anforderungen oder Verarbeitungsprozesse ändern.

Es gilt die jeweils auf Raillearning veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026